Poznatky z konzultací migrace IBM Domino na MS Exchange

V poslední době jsem byl přítomen plánování několika přesunů e-mailového řešení z IBM Domino na MS Exchange a zde je několik poznatků, které jsem si z toho udělal. Ve všech případech jsem položil jednu konkrétní otázku. Co je důvodem migrace e-mailového řešení z IBM Domino na MS Exchange. Tady odpovědi

• Sjednocení e-mailového prostředí s „matkou“ a centrální správa.
• Využití MS Outlook pro větší uživatelský komfort
• Chceme Exchange
• Cena a možnost využít MS Outlook
• Doporučila nám to firma která nám spravuje IT
• …

Za důležité považuji upozornit na to, že ve všech případech se jednalo migraci pouze e-mailového řešení. Osobně si dovolím říci, že z výše uvedených odpovědí je snad pouze ta první odůvodnitelná a dává mi smysl. 

S čím je potřeba počítat pokud také uvažujete o migraci emailového řešení z IBM Domino na MS Exchange jsem sepsal níže. Seznam jsem rozdělil do bodů podle toho co by mohlo zajímat admina a co uživatele.

Admin

• Zaškolení uživatelů. Byť všichni mluví o tom jak je IBM Notes neintuitivní prostředí a že MS Outlook ovládá každý, tak neznám žádnou firmu která by migrovala a uživatelé nepotřebovali školení.
• Pokud migrujete pouze e-mailovou část a aplikace vám zůstanou na IBM Domino serveru, tak budete muset spravovat dvě prostředí. Minimálně z pohledu uživatelských účtů.
• Pokud máte aplikace které potřebují tlustého klienta IBM Notes, tak i nadále budete muset zajistit jeho upgrade na novější verze a i nadále budete muset zajistit podporu uživatelů při používání IBM Notes klienta.
• Na počítače uživatelů budete muset instalovat další SW v podobě MS Outlook a zajistit jeho aktualizace a podporu pro uživatele.
• I nadále budete muset platit renewal na IBM Domino/Notes protože nepředpokládám, že se obejdete bez instalace oprav a podpory nových operačních systémů.
• Pokud jste na IBM Domino používali deduplikaci souborů v e-mailových schránkách podobě DAOSu, který je zdarma, tak na MS Exchange nic takového není. Z toho plyne, že se vám pravděpodobně zvýší nároky na diskovou kapacitu, ale i doba potřebná pro zálohy a kapacita potřebná pro zálohy. A v případě velkých prostředí se může jednat o objemy v zádech TB.
• Pokud uživatelé používali šifrování e-mailů, tak před migrací bude pravděpodobně tyto emaily potřeba dešifrovat.
• Elektronický podpis a šifrování interních emailů MS Exchange není standardem.
• Pokud jste měli vytvořenou funkcionalitu, která v prostředí IBM Notes nastavila uživatele podpis v emailové schránce, tak po migraci na MS Exchange vám tuto funkcionalitu bude muset někdo znovu naprogramovat.
• Pokud používáte samostatný IBM Domino server jako archivační server pro e-mailové schránky, budete ho muset v případě MS Exchange licencovat zvlášť.
• V rámci licence IBM Domino serveru máte licence pro zajištění vysoké dostupnosti (HA). V případě MS Exchange je nutné licenci pro HA zakoupit samostatně. 
• V rámci licence máte možnost instalace IBM Sametime Limited, která poskytuje online chat ve firmě. Po migraci budete potřebovat zakoupil Skype for Business.
• V případě že provozujete IBM Domino na jiném operačním systému než Windows, budete muset zakoupit licence Windows pro instalaci MS Exchange.
• Máte v e-mailové schránce provedeny nějaké úpravy pro vazby na další firemní Domino aplikace? V MS Outlook se budete muset obejít bez těchto vazeb.
• Mezi oblíbené úpravy, které firmy v e-mailových schránkách mají patří pohledy zobrazující e-maily seskupené podle odesílatele a podle e-maily seskupené podle domény příjemců a odesílatelé. V MS Outlook se bez tohoto budete muset obejít.
• Maximální velikost e-mailové schránky na serveru IBM Domino je 256 GB a ve spojení s funkcionalitou DAOS ještě výrazně víc. Na serveru MS Exchange je možná maximální velikost 100 GB.
• Migrace e-mailových archivů. Pokud archivujete na IBM Domino server může to být o něco jednodušší. Pokud mají uživatelé možnost archivovat na lokální disky a vytvářet více archivů, budete muset vyřešit i tuto situaci.
• Komunikace mezi serverem IBM Domino a klientem IBM Notes může být pro zajištění vyšší bezpečnosti šifrovaná a pro snížení obejmu přenášených dat také komprimovaná.
• Výrazně komplikovanější postupy pro upgrade MS Exchange na novější verze.
• Nutnost řešení zálohování pro MS Exchange.
• Přístup k IBM Notes není závislý na účtu v Active Directory.
• Odesílání emailů z Domino aplikací do e-mailových schránek.
• Přesun rezervace místností a prostředků a možnost vytvářet rezervace bez vazby na schůzku.
• Úrovně oprávnění ke sdíleným e-mailovým schránkám.

Uživatel

• Šablony e-mailů vytvářené v MS Outlook jsou uloženy na disku počítače. Pokud používáte e-mailového klienta na více počítačích, tak si je budete muset ukládat nějakou síťovou složku. Naví vytvoření šablony e-mailu v MS Outlook je výrazně složitější než tomu je v IBM Notes.
• Barevné rozlišení e-mailů podle odesílatele nebo podle domény není v MS Outlook možné.
• Pokud používáte mail-in schránky, kam přistupuje více uživatelů, tak pokud si někdo přečetl e-mail tak pro ostatní se e-mail tvářil jako nepřečtený. V MS Outlook to funguje jinak. Pokud v MS Outlook někdo přečte e-mail, tak se tváří jako přečtený pro všechny.
• V IBM Notes máte pohled Všechny dokumenty, kde vidíte vše co je v emailové schránce (e-maily, koncepty, kalendářové položky, úkoly). V MS Outlook není nic takového není.
• V MS Outlook není možné mít e-mail ve více složkách.
• Klient IBM Notes vypadá stejně na MS Windows i na macOS, ale MS Outlook je na macOS výrazně jiný a má méně funkcí.
• Podpis nastavený v e-mailové schránce je v případě MS Outlook nastaven pro konkrétní počítač. Pokud uživatel používá více počítačů, bude si muset na každém podpis vytvořit a udržovat.
• Kliknutí pravým tlačítkem na e-mail v seznamu a možnost vyhledat podle odesílatele nebo podle příjemce není v MS Outlook dostupná.

V případě, že na to máte jiný pohled a jiné zkušenosti, budu rád za vaše komentáře pod tímto článkem. Je možné že některé body týkající se uživatele jsou pouze díky omezené funkcionalita MS Outlook na operačním systému macOS.

Patříte mezi uživatele/adminy, kteří byli migrováni z IBM Domino na MS Exchange? Pokud ano budu rád pokud mi do komentářů napíšete co vám migrace na nový emailový server přinesla.