Aktivity v IBM Connections jako úkolovník

Pokud jste už stáli před požadavkem použit Úkoly, které jsou součástí IBM Notes emailové schránky jako týmový úkolovník, tak jistě víte že to není zrovna ideální řešení a jako týmový úkolovník se moc nehodí. Máte IBM Connections? Pokud ano, nenapadlo Vás k tomuto účelu použít modul Aktivity právě v IBM Connections?

Požadavky na evidenci úkolů byly následující:

• Evidence úkolů oddělení nebo týmu
• Šéf pobočky / týmu vidí všechny úkoly a může editovat úkoly své pobočky / týmu
• Zaměstnanci oddělení / týmu vidí všechny úkoly a mohou přidávat nové úkoly
• Nastavit termín řešení pro každý úkol
• Možnost přidělit úkol odpovedné osobě
• Možnost přidávat k úkolu komentáře
• Po dokončení označit úkol jako dokončený
• Možnost přidávat k úkolům přílohy
• Přistupovat k úkolům přes webový prohlížeč
• Dostupnost úkolů v mobilním telefonu nebo tabletu

Vytvoření a nastavení Aktivity (úkolovníku) v IBM Connections

Všechny výše uvedené body je možné realizovat právě pomocí modulu Aktivity v IBM Connections. Pojďme se podívat jak na to.

1. Spusťte IBM Connections a přihlaste se
2. Přepněte se do modulu Aktivity
3. Vytvořte novou aktivitu (bude Vám odeslaný email o vytvoření aktivity).
   
4. Přidejte členy této aktivity (po přidání jim bude automaticky zaslaný informační email)
   • Vlastník: uživatel, který má oprávnění spravovat aktivitu a její obsah
   • Autor: uživatel, který může přidávat úkoly a dokončovat úkoly, které mu byly přiděleny
   • Čtenář: uživatel, který může číst úkoly v aktivitě
5. Nastavte oprávnění pro aktivitu jako celek. Volbu máte z následujících možností:
   
6. Nyní již můžete začít zadávat úkoly a přidělovat je řešitelům

Položky Aktivity

Aktivita může obsahovat čtyři následující typy položek:

• Textová položka
• Úkol
• Sekce
• Komentář

Textová položka a Úkol

Textová položka a úkol obsahují čtyři základní položky:

• Název – text pod kterým je položka zobrazena v seznamu
• Značky (tagy) – klíčová slova podle kterých je možné vyhledávat
• Popis – pole s možností vkládat formátovaný text včetně obrázků a URL odkazů
• Sekce – pokud jsou v Aktivitě použity sekce, tak je možné nastavit ve které sekci se bude položka nacházet

Volitelně je potom možné přidat položky:

•  Soubor – zde může být vložen soubor nebo odkaz na soubor uložený v IBM Connections v modulu Soboury. Odkazovat se je možné i na složku v IBM Connections.
• Záložka – odkazy na URL adresy
• Vlastní pole pro Datum, Osobu a Text

Položka typu Úkol umožňuje navíc zadat termín splnění a jméno jeho řešitele a tím jej přidělit konkrétní osobě. O takto přiděleném úkolu je jeho řešitel informován prostřednictvím emailu.

Sekce

Slouží k logickému rozdělení položek aktivity do sekcí. Každá položka aktivity může být zařazena pouze v jedné sekci. Mezi sekcemi je možné položky jednoduše přetahovat myší. Jejich logické zatřídění se tak stává jednoduší než pokud by bylo potřeba měnit nějaké pole v dané položce.

Máte-li v nějaké položce nebo úkolu dílčí položky a přesunete ze sekce do sekce hlavní položku, tak budou přesunuty i dílčí položky.

Komentáře

Komentáře může přidávat každý, kdo má k aktivitě oprávnění Autor nebo Vlastník a může komentovat libovolnou položku v aktivitě. Komentáře mohou obsahovat formátovaný text, soubor a záložku.

S výjimkou položky Sekce je možné všechny ostatní položky nastavit jako soukromé, což znamená že tuto položku uvidí pouze její autor.

Dostupnost úkolů

Díky tomu, že IBM Connections jsou přístupné přes webové rozhraní, tak pro práci s úkoly není nutné mít instalovaného tlustého klienta, ale vše je plně funkční přes libovolný webový prohlížeč bez ohledu na operační systém. S úkoly tak můžete pracovat z PC či notebooků s operačními systémy Windows, Linux nebo OS X.   

Stejně tak je široké využití i pro mobilní platformy, kdy k aktivitě můžete přistupovat z Windows Phone, iOS, BlackBerry nebo Android, přičemž pro iOS, Android a BlackBerry 7 a 10 existují mobilní aplikace IBM Connections.

Provázanost s klientem IBM Notes

Po instalaci pluginu je možné přistupovat k aktivitám v IBM Connections přímo z postranního panelu klienta IBM Notes. Uživatelé pracující s IBM Notes se tak nemusí přepínat do jiného rozhraní, ale přímo z klienta IBM Notes mohou pracovat s úkoly v modulu Aktivity v IBM Connections. Nastavení jsem se věnoval v článku IBM Connections a Activities v Lotus Notes a i  když je článek z roku 2012, tak základní představu zcela jistě poskytne.

Kanban board

Pokud pro úkoly preferujte metodu Kanban board a máte možnost do rozšíření investovat nějaké finance, tak je možné IBM Connections rozšířit o Kudos Board, který vám tento vzhled doplní. Cena tohoto rozšíření je zde.

Ze sekcí aktivity se následně stanou jednotlivé sloupce a z položek aktivity se tanou jednotlivé položky ve sloupci. Mezi vzhledem Kudos Board a standardním vzhledem Activities se je možné volitelně přepínat. Každý si tak může vybrat zobrazení které mu vyhovuje.

Několik bodů závěrem

• Pokud mi někdo přidělí úkol, tak já jako řešitel jej nemám možnost modifikovat (pokud mám oprávnění Autor), ale mohu k němu přidávat komentáře.
• Komentáře mohou být využity k popisu dílčího plnění úkolů.
• Komentáře může přidávat kdokoli s oprávněním Autor nebo Vlastník.
• Komentář není pouze prostý text, ale lze jej formátovat včetně vkládání odkazů, souborů, obrázků, …
• Pod zadaným úkolem mohou být další dílčí úkoly. V současné verzi není provázání mezi dílčím úkolem a hlavním úkolem ve smyslu, že by nebylo možné dokončit úkol dokud nejsou dokončeny dílčí úkoly.
• Do aktivity je možné vkládat sekce, úkoly tak je možné třídit do sekcí a úkoly mezi těmito sekcemi přesouvat (funguje zde přetažení myší).
• Přístup do aktivity je možné omezit pouze pro její členy nebo nebo naopak povolit pro kohokoli.
• Vytvořený úkol je možné označit jako soukromý (vidí ho pouze ten kdo ho vytvořil).
• Pokud vytvořím aktivitu např. na rok Úkoly 2015 a všechny úkoly se nestihnou dokončit v tomto roce, mohou být přesunuty do aktivity Úkoly 2016.
• V pohledu „Položky úkolů“ jsou úkoly seskupeny:
  • Mám přiřazeno
  • Přiřazeno uživateli Jméno uživatele
  • Sdílené položky úkoly
  • Dokončené položky úkolů
• Textovou položku aktivity je možné převést na úkol.
• V případě že v aktivitě dojde ke změně, tak Vám bude automaticky zaslané upozornění.
• Pokud Vám někdo přidělí úkol, bude Vám zaslané upozornění
• Informace o změnách je možné přijímat i prostřednictvím RSS čtečky.
• Po smazání celé aktivity nebo její položky jsou tyto uloženy v koši odkud je možné je v případě potřeby obnovit.
• Pokud je položka editována z mobilního klienta, tak je odebráno veškeré formátování dané položky.
• Aktivity nemají v současné době možnost verzování. Pokud si něco přepíšete, tak to již není možné vrátit zpět pomocí obnovení předchozí verze.
• Z emailového klienta můžete uložit emaily nebo jejich přílohy přímo jako položku do aktivity.

Výše uvedené poznatky vycházejí ze zkušenosti s aktivitou na webu greenhouse.lotus.com. Pokud je něco uvedeno nepřesně, budu rád pokud mne opravíte nebo doplníte.

Ikdyž ani modul Aktivity není pro týmové úkoly zcela ideální, tak pokud máte IBM Connectins a Aktivity, tak mně osobně přijde vhodnější než úkoly v rámci emailové schránky v prostředí IBM Domino & Notes.