V předchozích dvou článcích jsem se věnoval tomu jak integrovat IBM Connections do prostředí MS Windows a do kancelářského balíku MS Office a dnes se podíváme na další možnost provázání s programem na vašem počítači a to je s klientem Lotus Notes.
Integrace do Lotus Notes je řešena dvěma widgety. Ten kterému se budeme dnes věnovat je součástí standardní instalace Lotus Notes klienta a při výběru instalaci jednotlivých komponent je uveden pod názvem IBM Connections a umožňuje nastavit spojení na server IBM Connections a přístup k modulu Aktivity.
Prvotní nastavení
- Po dokončení instalace Lotus Notes klienta klepněte vyberte File – Preferences …
- Na levé straně vyberte položku Connections a nastavte požadovanou URL adresu serveru a přihlašovací údaje. Pokud nemáte IBM Connections instalovaný ve firmě, tak si to můžete vyzkoušet na serveru Greenhouse. Pokud na Greenhouse ještě nemáte účet, tak se neváhejte zaregistrovat, je to zdarma. Napojení je možné i na SUTOL Connections, ale ty nejsou určeny pro testování.
- Po zalogování se Vám vyplní i další položka, která je schovaná pod Connections a to jsou právě informace o modulu Activities
Přístup do modulu Activities
Pokud přihlášení proběhlo korektně tak se můžete podívat v Lotus Notes na panel widgetů do položky Activities, kde nyní máte dostupné Aktivity vytvořené v IBM Connections. Dostupné jsou všechny aktivity bez ohledu na to zda jsou součástí nějaké komunity nebo nikoli. To zda je aktivita součástí komunity nebo nezávislá na komunitě je identifikováno na základě ikonu před jejím názvem.
Práce s widgetem Activities v Lotus Notes
Z Lotus Notes klienta máte možnost využívat všech možnosti tohoto modulu a to včetně vytváření aktivit, změn, přidělování přístupu, nastavení termínů a dalších.
Vytvoření nové aktivity
- Ve widgetu Activities klepněte na tlačítko New.
- Otevře se formulář pro zadání údajů o vytvářené aktivitě. V základu jsou zobrazena pole
- Activity – Jméno aktivity
- Authors – uživatelé, kteří budou mít k aktivitě oprávnění autor
- Tags – definice klíčových slov pro vyhledávání
- Due date – datum splnění aktivity
- Description – popis aktivityPřes tlačítko Display je možné zobrazit další doplňující pole
- Owners – uživatelé kteří budou mít právo vlastníka
- Readers – čtenáři aktivity
- Templates – možnost zvolení šablony ze které bude vytvářená aktivita založena
- Klepnutím na Save uložte právě vytvořenou aktivitu. Ve widgetu Activities bude automaticky přepnuti do této aktivity a hned můžete přidávat její položky.
Přidání, změn zobrazení a možností položek
- Přidání položek aktivity – je možné kliknutím na tlačítko Add máte možnost do aktivity přidat novou položku, úkol, sekci, členy, související aktivity nebo aktivitu označit jako veřejnou
- Změna zobrazení aktivity – je možná kliknutím na tlačítko Display můžete změnit způsob zobrazení mezi seznamem položek, sekcemi, úkoly nebo členy
- Další možnosti aktivity – kliknutím na tlačítko More se zobrazí další možnosti pro práci s aktivitou a položkami jako je označení jako dokončenou, nastavení priority, otevření ve webovém prohlížeči, přidání tagů, editaci aktivitiy, kopírování odkazu na aktivitu a samozřejmě její smazání
Práce s položkami aktivity
- Zobrazení náhledu na detail položky – pokud na požadovanou položku klepnete myší, zobrazí se výsuvné okno s náhledem na detail označené položky.
- Přidání souvisejících položek – přímo z náhledu je po kliknutí na Add Response je možnost přidat k položce komentář, úkol, nebo kliknutím na tlačítko More Actions je možnost přidat související aktivitu, tag nebo můžeme aktivitu otevřít, upravit či smazat
- Otevření položky – dvojklikem na požadované položce nebo kliknutím pravého tlačítka a výběrem příslušné položky v popup menu
- Úprava položky – klepněte pravým tlačítkem na požadovanou položku a vyberte možnost Edit
- Zkopírování odkazu na položku – klepněte na položkou pravou myší a vyberte možnost Copy Linky
- Označení úkolu jako dokončeného – klepněte na´úkol pravou myší a vyberte Mark Complete
- Úprava tagů – klepněte na položku pravou myší a vyberte Edit Tags…
- Smazání, přesun, vyjmutí a vložení položky – klepněte na položku pravou myší a vyberte požadovanou možnost
- Uložení přílohy emailu do aktivity – přílohu v emailu chyťte myší a přetáhněte na požadovanou položku v aktivitě
- Uložení celého emailu do aktivity – z pohledu nebo složky přetáhněte email na požadované místo v aktivitě. Z emailu bude vytvořena položka (nebude zde jako EML soubor) a jako název se přebere obsah pole Suobject. Pokud email obsahoval přílohy, tak budou uloženy jako přílohy vytvořené položky.
Zobrazení aktivit
Kliknutím na šipečku vedle ikony domečku máte možnost zvolit jaké aktivity budou zobrazeny. Na výběr máte z následujících možností
Zpřístupnění Offline
Poslední možnost kterou bych zde rád zmínil je mít aktivity přístupné offline. 5ešení je postaveno na funkci replikátoru a při nastavování přístupnosti offline máte možnost nastavit které aktivity budete mít offline přístupné.
- Klikněte na šipku vedle názvu serveru s IBM Connections a vyberte položku Make Actvivities Available Offline …
- Vyberte jaké aktivity budete chtít synchronizovat pro offline přístup a určete kolik dnů mohou být aktivity bez úprav aby se synchronizovali. V případě, že vyberete položku Manually choose activities to sync máte následně možnost požadované aktivity vybrat
- Při následné replikaci budou vybrané aktivity nareplikovány na lokál a nabídka pod šipkou vedle názvu serveru se změní a umožní přepnutí na lokální repliku
Poznatky k offline práci s Activities
Pokud provedete úpravu položky v lokální aktivitě a tu stejnou položku upravíte i na webu, tak se zobrazí chybová hláška o problému synchronizace a použije se hodnota, která byla změněna v online aktivitě.
Offline použití je tedy optimální asi pouze pro pasivní práci s aktivitou na lokálu, protože nikdy nevíte kdo Vám upraví položky v online verzi a tím Vám případné změny v offline verzi přepíše.
Co dodat závěrem
Používáte IBM Connection ve firmě, potom určitě stojí tento widget minimálně za vyzkoušení. Nic Vás to nestojí (widget je součástí instalace Lotus Notes) a uživatelům to může zpříjemnit a hlavně zjednodušit práci s tímto produktem.
Zaujal Vás tento widget, chcete si ho vyzkoušet ale nemáte ve firmě IBM Connections? Nezoufejte a zkoušejte na Greenhouse, ale dávejte pozor jaká data zveřejňujete.