Kam se souborem z firemního emailu

Zaměstnanci přijde emailem příloha do emailové schránky vedené na jeho jméno a co nyní s ní. Většinou je potřeba nad přílohou spolupracovat s ostatními kolegy a to nejen na svém oddělení, ale třeba i napříč firmou. Častá praxe je taková, že zaměstnanec vezme email a přepošle jej dalším kolegům a případně lehce doplní komentář co od nich očekává. Kolegové informace doplní a opět pošlou zpět. Co je výsledkem? Bobtnající emailové schránky a informace uloženy duplicitně v několika emailových schránkách přeposílané tam a zpět.

V lepším případě se využívají sdílené složky. Ty ale taky nejsou zcela optimální, špatně se k nim přistupuje z mobilních zařízení ne zrovna optimálně se synchronizují pro offline použití a o přidávání klíčových slov, popisu nebo komentování ani nemluvě.

Nešlo by to lépe a efektivněji? Co tak využít SW, který umožní nejen uložit soubory mimo emailovou schránku, ale současně k nim přistupovat z různých platforem (Notes, Windows, MS Office, Web browser) a různých zařízení (notebooky, počítače, tablety, chytré telefony). Vše samozřejmě záleží na konfiguraci daného prostředí a technologických možnostech.

Pokud máte zakoupeny licence IBM Notes / Domino, tak v rámci této licence máte nárok na moduly Files a Profiles z IBM Connections a to pro všechny zaměstnance pro které máte koupenou licenci IBM Notes / Domino (pokud se s licencí mílím, tak mě jistě někdo z obchodníků opraví).

Prostředí IBM Notes / Domino ale není podmínkou. Licence na IBM Connections je možné zakoupit samostatně a používat je např. i ve spojení s MS Exchange.

Files (Soubory)

Tento modul má svoje pluginy pro MS Windows, MS Office, IBM Notes a některé Web browser. Usnadní tak sdílení souborů mezi kolegy v rámci oddělení, ale i v rámci pracovních skupin napříč firmou. Zásadní přínos modulu Files z mého pohledu:

• Vytváření složek pro třídění dokumentů a řízení přístupu k těmto složkám
• Řízení přístupu ke konkrétním souborům
• Ukládání verzí souborů -> je možné se vrátit ke starší verzi souboru
• Možnost opatřit soubor popisem a klíčovými slovy pro snadnější vyhledání
• Možnost přihlásit se ke sledování souboru tzn. dostávat informace v případě nějaké změny (nová verze , komentář, …)
• Přístup téměř z libovolného zařízení a prostředí
• Možnost vyhledávat přes celý modul Files. Pokud jsou autorem správně otagované a případně popsané soubory, tak přes vyhledání je možné velmi rychle požadovaný soubor najít
• Přímo k vloženému souboru je možné dávat komentáře
• Pokud do týmu přistoupí někdo nový, tak po přidělení oprávnění má přístup ke všem souborům se kterými tým pracuje.

Pluginy se stahují z katalogu na adrese http://greenhouse.lotus.com/catalog. Pro IBM Connections existují pluginy pro náledující produkty:

• IBM Notes (IBM Connections Plug-ins for IBM Notes) – po naistalování se plugin integruje do postranního panelu IBM Notes klienta a umožní přímo z emailu ukládat přílohy do Files v IBM Connections. Přímo při ukládání souboru je možné jej opatřit tagy, nastavení přístupu a popisem. Plugin je již kompatibilní i s IBM Connections verze 5 a jeho stažení je možné zde. Ti kteří mají plné IBM Connections, tak jej využijí ještě pro Status Update, Activities a Business Card.

• Windows (IBM Connections Desktop Plug-ins for Windows) – po naistalování se plugin integruje do MS Windows a MS Office  včetně Outlooku a umožní přístupovat k souborům podobně jako by se jednalo o složky na síťovém disku. Přímo při ukládání souboru je možné jej opatřit tagy, nastavení přístupu a popisem.  Plugin je již kompatibilní i s IBM Connections verze 5 a jeho stažení je možné zde.

• FireFox (IBM Connections toolbar for Firefox) – plugin, který se nainstaluje do FireFoxu a umožní přímí přístup k IBM Connections prostředí, které nastavíte v konfiguraci. Tento plugin je zatím kompatibilní pouze pro IBM Connections verze 3 a 4 a jeho stažení je možné zde.
• Chrome (QuickSearch for IBM Connections) – Instalace se provádí způsobem obvyklým pro instalaci rozšíření prohlížeče Chrome.

Co může být pro hodně uživatelů příjemné je fakt, že IBM Connections jsou multijazykové tzn. použitý jazyk se nastaví podle toho, jaký jazyk máte nastaven ve webovém prohlížeči. Chcete IBM Connections vyzkoušet? K tomuto účelu můžete využít server Greenhouse, který je právě k vyzkoušení IBM Social Business Software určený. Na server je nutné se zdarma registrovat. Stačí tedy vytvořit si z několika kolegy účty na tomto serveru a můžete vyzkoušet všechny možnosti nejen produktu IBM Connections, ale i ostatních produktů z portfolia IBM Social Business Software jako je IBM iNotes Social Edition, Lotus Quickr for Domino, IBM Notes Traveler, IBM Sametime, WebSphere Portal