V Lotus Notes se můžeme setkat s dvěma typy kontaktů. Jedním je seznam kontaktů na serveru Domino (serverová adresní kniha) a druhým je seznam kontaktů na vašem počítači (lokální adresní kniha).
Serverová adresní kniha
jak již název napovídá je uložena na serveru Domino a obsahuje adresy a skupiny pro celou Domino doménu. Bežný uživatel nemá oprávnění v serverové adresní knize vytvářet kontakty nebo skupiny, ale má oprávnění měnit některá nastavení u svého dokumentu.
Lokální seznam adres
je uložen na počítači uživatele v datovém adresáři klienta Lotus Notes, název souboru je names.nsf, a obsahuje kontakty a skupiny které si uživatel sám vytváří a spravuje. V následujících odstavcích si popíšeme jak pracovat s kontakty v tomto seznamu adres.
Vytvoření kontaktu
nový kontak je možné vytvořit dvěma způsoby:
- přímým vytvořením v lokálnám seznamu adres
- uložením odesílatele z doručené pošty
Postup přímým vytvořením v lokálnám seznamu adres
- Otevřeme lokální seznam adres
- V pruhu akcí klepněte na Přidat kontakt
- Na záložce Základy vyplňte položku příjmení nebo společnost které jsou povinné a dále položky které chcete ke kontaktu uložit. Na záložkách Podrobné údaje, Poznánky a Upřesnit je možné doplnit další podrobné údaje o kontaktu.
- Klepněte na Uložit a zavřít.
Kontakt byl uložen a v pohledu je vidět dokument s uloženým kontaktem
Postup uložením odesílatele z doručené pošty
- Otevře poštovní schránku
- Vyberte nebo otevřte poštovní zprávu ze které chcete uložit odesílatele
- V pruhu akcí klepněte na Nástroje a vyberte položku Přidat odesílatele do seznamu adres
- Otevře se dialogové okno Přidat odesílatele do seznamu adres s vyplněným jménem a e-mailovou adresou. V případě že dočlo ke špatnému naplnění je možné položky opravit.
- Na záložce Upřesnit je zaškrtnuta položka Při nalezení zahrnout certifikáty X.509. Tuto volbu ponechte zatrženou a pokud doručený email byl elektrnicky podepsán, bude veřejný kláč odesdílatele uložen do seznamu kontaktů.
Pozn.: O internetových certifikátech si řekneme někdy později. - Pro uložení kontaktu do lokálního seznamu adres klepněte na OK.
Skupiny
Jak jsme si řekli na začátku, seznam adres může obsahovat skupiny, na které je následně možné adresovat poštu a nemusíme vyždy vybírat adresáty jednotlivě.
Posup pro vytvoření skupiny
- Přepněte se do pohledu Skupiny
- V pruhu akcí klepněte na Přidat skupinu
- Zvolte název skupiny
- Položka Typ skupiny nám udává k čemu bude skupinu možné použít. Pokud ponecháme „Víceúčelová“ nic nepokazíme. V případě že bude chtít zvolit jiný typ, klepněte na šipečku a vyberte „Pouze poštovní seznam“ a klepněte na OK. Jiné typy skupin pro nás nemají význam.
- Zadej popis skupiny aby i po dleší době bylo jasné k jakému účelu skupiny slouží
- Poslední polažka je „Členové„. Klepněte na šipečku vedle pole a v dialogové okně Jména vyberte seznam adres který obsahuje jména která chcete přidat do skupiny. Vyberte jméne která chcete přidat do skupiny a klepněte na Přidat >. Tímto způsobem je možné přidat jména jak z lokálního seznamu adres, tak ze serverové adresní knih. Po zadání všech požadovaných jmen klepnete na OK.
Pozn.: skupina může obsahovat i další skupiny - Pokud budete chtít přidat adresu kterou nemáte v sezamu adres uloženou, umístěte kurzor za poslední jméno, klpněte na Enter a na nový řýdek přidejte požadovanou adresu.
- Klepněte na Uložit a zavřít. V některých verzích jsem se setkal s položkou Uložit a odeslat, ale je to pouze špatně přeloženo, nic nebude nika odesláno. Skupina bud pouze uložena a dokument bude zavřen.
Vytvoření emailu adresovaného na skupinu nebo kontakt
- V pohledu Kontakty nebo skupiny vyberte adresáty chystané zprávy
- V pruhu akcí klepněte na Napsat zprávu
- Bude vytvořena nová emailová zpráva, kde pole Komu bude naplněno vybranýma položkama.
- Doplňte další náležitosti zprávy a klepněte na Odeslat